O item 6.3 Planejamento de mudanças pegou muita gente de surpresa quando na revisão da 9001 em 2015. Esse item, de uma forma ou de outra, sempre esteve presente no padrão, porém com o anexo SL, ele foi formalizado. Assim, gerou certas dúvidas em muitos profissionais.

Esse item é essencial para garantir a integridade do sistema de gestão da qualidade uma vez que as ações (de melhoria, por exemplo) vão invariavelmente causar mudanças no SGQ. Assim, planejar as mudanças é vital para garantir que a empresa esteja preparada para mudar sem prejudicar os processos.

De forma geral, a intenção do item 6.3 Planejamento de mudanças da ISO 9001:2015 é assegurar a integridade do SGQ. Mesmo diante das mudanças internas ou externas, a organização precisa ser capaz de mudar sem perder a continuidade dos processos e a entrega da conformidade. Para entender melhor esse item, vejamos o que a norma diz:

6.3 Planejamento de mudanças

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).

A organização deve considerar:

1. a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
2. b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
3. c) a disponibilidade de recursos; 
4. d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Gestão de mudanças e visão sistêmica

Talvez, um dos fatores mais importantes desse item seja a ressalva à visão sistêmica necessária na hora de alterar o SGQ. No subitem “a)”, a norma indica que as mudanças devem considerar o propósito e as potenciais consequências das mudanças.

Acredito que o propósito (o porquê mudar) seja quase sempre considerado. Entretanto, as pessoas perdem a visão sistêmica quando se esquecem de avaliar as consequências de uma mudança.

Toda mudança tem potencial para impactar o processo em etapas posteriores a sua execução e, até mesmo, anteriores. Bem como, se levarmos em conta a gestão de riscos, as mudanças podem trazer oportunidades e ameaças ao processo.

Dessa forma, uma vez que uma mudança é necessária, todos os seus possíveis impactos precisam ser avaliados para garantir que vamos maximizar os efeitos positivos e, se possível, eliminar qualquer efeito negativo.

Integridade do SGQ e disponibilidade de recursos (6.3, b)

Em algumas ocasiões, a simples alteração do layout da fábrica pode impactar severamente as operações. Se, por exemplo, não entendermos muito bem quais são os pontos de gargalo do processo, podemos perder muito tempo alterando as máquinas ou pessoas que estão envolvidas nele.

Isso vai significar um aumento ainda maior nos gargalos do processo. Assim, muito provavelmente, iremos travar a produção e atrasar as entregas. O que vai impactar o cliente final e, é claro, sua satisfação.

Da mesma forma, diversos recursos diferentes podem ser necessários na hora da mudança. Desde coisas relativamente mais simples, como a necessidade de uma empilhadeira para alterar as máquinas, por exemplo; até mesmo recursos mais específicos para garantir a correta instalação do layout conforme o planejado.

Assim, precisamos planejar muito bem toda e qualquer mudança visando a continuidade dos processos e do SGQ. Bem como para garantir os recursos necessários, pois sem eles será muito mais complexo manter a integridade das operações.

“d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades”

Até aqui, acredito que não haja muito segredo. Mesmo que de forma um tanto pouco consciente, as empresas sempre tiverem certo nível de planejamento na hora de mudar. O item 6.3 Planejamento de mudanças veio apenas para reforçar isso e garantir maior abrangência.

Agora, quando o papo é comunicar as novas responsabilidades e autoridades advindas das mudanças, a coisa fica feia. Na maioria das vezes, as pessoas se esquecem que as mudanças podem gerar novas atribuições. Aí, o resultado é o famoso “Ué, mas eu não sabia que tinha mudado”.

Assim, para fechar o ciclo completo de uma boa mudança, é preciso terminar “padronizando” (o A, do PDCA) as mudanças. Avaliando quais novas responsabilidade e autoridades podem ter surgido e, ainda mais importante: comunicando todos os envolvidos! O simples fato de lembrar de comunicar as pessoas vai reduzir drasticamente a quantidade de problemas oriundos de mudanças.

6.3 Planejamento de mudanças: planeje de acordo com a complexidade das mudanças

O item 6.3 Planejamento de mudanças da ISO 9001:2015 apresenta o essencial quando o assunto é mudança. Ao seguir as recomendações contidas nele, as empresas terão a certeza de levar em consideração aspectos essenciais ao alterar qualquer fator do SGQ.

Vale ressaltar que, mesmo que o item não trate especificamente disso, é interessante levar em consideração o contexto de cada mudança. Se a alteração for simples, um planejamento simples vai dar conta do recado. Porém, para mudanças mais complexas, serão necessários mais planejamento e controle.

Nestes casos, contar com uma ferramenta mais assertiva é fundamental. Ao utilizar nosso software de gestão de planos de ação, por exemplo, é muito mais fácil garantir mudanças sistemáticas. Isso porque o software te ajuda a planejar as ações, a controlar o andamento das ações e a comunicar as pessoas por meio de mensagens e e-mail!

Dessa forma, é muito mais fácil planejar as mudanças e até mesmo avaliar sua eficácia, ligando-as à integridade do SGQ e ao propósito dos seus processos. Então, clique aqui para solicitar uma demonstração gratuita e entender como nós podemos te ajudar a realizar mudanças mais assertivas e alcançar resultados melhores para sua empresa!