Você já ouviu falar da Gestão de Projetos e sabe a importância dela para a sua empresa?

O que é a Gestão de Projetos

Antes de falarmos de qualidade e melhores práticas na Gestão de Projetos, é necessário falar sobre o seu conceito e como ele é importante para a empresa.

A Gestão de Projetos é a área que se ocupa do gerenciamento e organização de ações ou esforços temporários de uma organização.

De acordo com o conceito trazido pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um projeto é um esforço temporário criado para criar um produto, serviço ou obter um resultado exclusivo.

Perceba que a principal característica de um projeto é a sua temporalidade, ou seja, ele possui começo, meio e fim, metas, objetivos e prazo muito bem definido.

Tudo isso é muito importante para realizar o controle das ações, não somente nos prazos e nas responsabilidades, mas também na questão financeira e de qualidade.

Qualidade na Gestão de Projetos

De acordo com os parâmetros do PMBOK dentro do conceito de gerenciamento de projetos, a qualidade está presente na satisfação e no alcance de todos os aspectos do projeto.

Sendo assim, um projeto de qualidade é aquele que é desenvolvido de acordo com as especificações do mesmo, tal como os seus requisitos e dentro do orçamento estipulado.

Além disso, quando falamos de qualidade e gestão de projetos, é fundamental ir além do pensamento de que a satisfação está diretamente focada no cliente final e no público-alvo.

Antes de tudo, é importante compreender que a satisfação dos seus clientes internos e parceiros também deve ser levado em consideração, pois o bom desempenho do projeto e o direcionamento evita as não conformidades e o retrabalho.

Como melhorar as práticas na sua organização

Existem algumas boas práticas dentro da Gestão de Projetos que podem transformar a sua organização e trazer resultados muito mais efetivos. Sendo assim, você pode melhorar as suas práticas seguindo os passos abaixo.

Defina corretamente o escopo do seu projeto

O primeiro passo para ter um projeto de sucesso é definir o escopo corretamente, pois ele é a base de todo o projeto, já que contém informações de como o projeto deve fluir, os materiais necessários, prazos e responsáveis em cada etapa.

Sendo assim, é fundamental realizar um planejamento realista em todos os aspectos e em todas as etapas, para que o projeto corra bem e que não seja necessário realizar retrabalhos.

Crie um cronograma real e executável

E falando de prazos, a construção do cronograma de execução do projeto é um dos passos mais importantes para o sucesso do projeto, principalmente por auxiliar no gerenciamento do tempo e na organização da equipe como um todo.

Sendo assim, um bom cronograma deve trazer além dos prazos, os status de cada atividade, responsáveis por cada fase e as entregas dentro de cada fase, para que seja possível acompanhar os status reais da execução do projeto.

Por isso, a definição dos prazos deve ser feita de maneira realista, para que os prazos não seja curtos demais ou longos demais, a ponto dos responsáveis se sentirem perdidos ao longo do projeto.

Invista na comunicação interna

Um dos aspectos essenciais tanto na Gestão de Projeto quanto na Gestão da Qualidade é a comunicação interna, pois um processo de comunicação mal realizado pode colocar as atividades em risco, gerando o retrabalho.

Sendo assim, é fundamental que ao longo de todo o projeto a liderança e a equipe se mantenham muito bem alinhados, garantindo que a comunicação flua de forma clara e efetiva.

Por isso, todas as comunicações e solicitações devem ser confirmadas, a fim de verificar se houveram ruídos e se a mensagem foi entendida da maneira correta.

Se antecipe e preveja os riscos

A gestão de riscos é uma das práticas que fazem toda a diferença nos processos internos e inclusive na Gestão de Projetos.

Sendo assim, a análise dos riscos é essencial para identificar e avaliar as situações que podem impactar os projetos e ações de forma negativa.

Por isso, a Gestão da Qualidade faz uso de ferramentas de análise de riscos, monitorando e realizando ações preventivas, a fim de minimizar ou eliminar os impactos negativos na empresa.

Tenha uma boa equipe

Por último, mas não menos importante, ter uma equipe engajada faz toda a diferença na execução dos projetos, pois a equipe é auto responsável e tem ciência da sua importância para as ações.

Sendo assim, você deve contar com profissionais de qualidade, que possuam conhecimentos técnicos e práticos que se adequem a necessidade do projeto.

Por que automatizar a Gestão de Projetos

Nesse sentido, é possível perceber que a Gestão de Projetos envolve diversos aspectos, e a automação pode fazer toda a diferença na sua organização.

O 8Quali oferece um sistema de Gestão de Projetos completo, que controla as ações em andamento e os prazos, auxiliando na comunicação interna e incluindo ferramentas de gestão como Gráfico de Gantt e a árvore de tarefas e subtarefas, auxiliando na melhoria contínua do seu projeto.

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