Até que chegue a véspera da auditoria, não costumamos dar atenção a assuntos ligados ao SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). E isso é um problema, visto que muitas ocorrências poderiam ser evitadas e/ou evitadas muito tempo antes da auditoria.

Por isso, quanto mais cedo forem detectadas possíveis Não Conformidades no Sistema de Gestão da Qualidade na empresa, melhores serão seus resultados. Além de ajudá-la a atingir os objetivos definidos na estratégia, esse sistema permite a otimização dos processos, garantindo produtos e serviços com mais qualidade através da melhoria contínua.

Deveres de auditoria interna na norma ISO 9001:2015?

 Empresas certificadas pela norma ISO 9001 devem conduzir auditorias internas em intervalos planejados para garantir a conformidade e eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade (requisito 9.2.1 Auditoria Interna, versão 2015).

Deveres da organização (ISO 9001:2015, requisito 9.2.2):

• Manter um programa de auditoria

Descrevendo todo o procedimento do processo de auditoria interna, desde o planejamento até a execução, métodos e frequência de realização, demais mudanças que afetam a organização e também levando em consideração os resultados de auditorias anteriores (ex: reforçar maior frequência de auditoria em locais mais críticos).

• Definir os critérios de auditoria e o escopo para cada uma

Essa é a etapa de “cada caso é um caso“, onde serão determinados qual requisito será auditado em cada local. É fundamental que seja estudado todo o contexto do local a ser auditado, para evitar retrabalhos e/ou ineficácia da auditoria.

• Selecionar auditores e garantir objetividade e imparcialidade

Esses auditores podem ser de origem interna (funcionários da empresa) ou externa (empresa contratada para este serviço). Em qualquer uma das opções a empresa deve garantir a capacidade do auditor de executar a auditoria, e que estes estejam alinhados aos processos a serem auditados, identificando falhas e detectando as ocorrências a serem tratadas.

• Assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados para a gerência pertinente

É essencial que a Alta Direção esteja ciente e envolvida em todo o processo do Sistema de Gestão da Qualidade, inclusive nas atividades de auditorias internas, pois somente com esse envolvimento será possível promover as melhorias necessárias.

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• Executar correção e ações corretivas apropriadas e sem demora indevida

A partir das auditorias internas, é possível identificar falhas e não conformidades e tomar as ações imediatas e corretivas o quanto antes. Dessa forma, a empresa estará mais preparada e menos propensa a demais erros.

O prazo para resolução das Não Conformidades identificadas em auditoria externa é de 90 dias, e é aconselhável que o prazo de resolução para a auditoria interna não ultrapasse esse mesmo período.

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• Reter informação documentada como evidência da implementação e resultados das auditorias

Todas as informações desse processo de auditoria interna devem ser documentadas, por diversos motivos:

– Evidência para a auditoria externa;

– Controle de prazos, mudanças e avaliação da eficácia provenientes de alterações detectadas em auditorias (medição de eficiência do processo);

– Rastreabilidade das informações;

– Engajamento de todos os envolvidos no processo, tanto para auxiliar nas melhorias detectadas quanto para promover a Cultura do SGQ na organização;

Obs.: Para maiores informações consulte a norma ISO 19011 (Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão)

Ações Pós Auditoria

Identificar falhas e Não Conformidades durante as auditorias internas é apenas o começo. A empresa deve agir prontamente, implementando correções e ações corretivas para evitar problemas futuros. Manter informações documentadas é crucial para evidenciar a implementação e os resultados das auditorias internas.

Preparação é a Chave

Preparar-se para uma auditoria externa demanda uma rotina contínua ao longo do ano. As auditorias internas não são apenas obrigatórias, mas também preventivas, identificando falhas precocemente e reduzindo não conformidades durante auditorias externas.

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